Les secrets de l’organisation d’un voyage en groupe TCS

Pour la première fois, nous levons le voile sur la façon dont nous organisons nos voyages en groupe. Dans cet article, nous vous emmènerons dans les coulisses de nos voyages, de la création à la réalisation.

Vous y découvrirez une équipe passionnée qui travaille sans relâche et quelques secrets de la « TCS Voyages Touch ». Prêts à passer derrière le rideau et découvrir les secrets de l’organisation d’un voyage en groupe TCS ?

Comment les destinations sont-elles choisies ?

Tout voyage commence par une idée. Nous allons chercher les nôtres auprès de 3 sources différentes, afin de trouver les destinations qui sauront plaire à notre clientèle actuelle et future.

Tout d’abord, il y a le salon du tourisme de Berlin, appelé ITB, où se retrouvent les dernières tendances en matière de destinations. Ainsi, nous pouvons vous proposer régulièrement de nouveaux pays à visiter comme récemment l’Iran ou la Colombie qui ont vraiment le vent en poupe.

Notre 2^ème source d’inspiration provient de nos voyageurs eux-mêmes, car nous sommes très à l’écoute des envies de ceux qui nous font confiance. C’est pourquoi leurs feedbacks sont très importants et très appréciés. À titre d’exemple, nous proposons des voyages au Japon depuis 2005 et la demande est toujours constante. À tel point que nous avons même créé un voyage supplémentaire « Japon secret », afin de permettre à nos voyageurs d’approfondir la visite de ce merveilleux pays.

La 3^ème source pour choisir les destinations se situe chez TCS Voyages même. Le feeling et les préférences des collaborateurs de TCS Voyages sont également pris en compte. La destination est choisie sur des tendances et des remarques des voyages, mais aussi sur les ressentis de nos professionnels du voyage.

Quels sont les secrets de l’organisation du programme ?

La pierre angulaire de l’organisation d’un voyage en groupe est notre charte de qualité. Cela est valable pour chaque étape de la préparation, dont le programme. Pour ne rien vous cacher, notre charte de qualité ne compte pas moins de 4 pages. Elle est le fruit de la grande expérience de notre équipe. Chaque voyage doit donc remplir toutes les conditions posées par cette charte, ce qui assure un séjour de groupe de grande qualité.

Lors du ITB à Berlin, nous profitons de l’occasion pour rencontrer les personnes qui font partie des agences réceptives locales. Ce sont ces agences, grandes connaisseuses de leur région, qui nous soumettent des options d’activités, d’hôtels, de restaurants, d’itinéraires, etc..

C’est donc en étroite collaboration avec ces spécialistes sur place que nous élaborons le programme. Le feeling doit bien passer avec notre équipe, ce point n’est pas négociable ! Nos clients sont notre priorité et au fil des voyages une vraie complicité se crée ; c’est pourquoi on ne choisit pas nos prestataires à la légère.

Ensuite, nos collaborateurs passent au crible tout le programme :

• Le temps de trajet entre 2 étapes : pas trop long, afin de permettre à nos voyageurs d’avoir le temps de faire les photos, de discuter, etc.
• Les activités : sont étudiées pour s’assurer que ce ne soit pas trop long (rester trop longtemps debout, pas uniquement sous la chaleur, etc.)
• Les hôtels : vérifier la taille des chambres, que ce soit fumeurs/non-fumeurs, où c’est situé, etc.

Enfin, comme c’est le cas pour choisir nos destinations, nous aimons nous appuyer sur les remarques des clients pour affiner nos programmes. L’accompagnateur TCS Voyages, présent dès le départ, en est le premier relais, car il permet de récolter des informations « à chaud ». Et à leur retour tous nos voyageurs reçoivent un formulaire leur permettant de commenter leur voyage. De notre côté, nous chérissons cette collaboration avec nos clients.

Comment choisir les meilleures excursions et activités ?

Pour l’organisation des activités, nous mettons à contribution les agences réceptives locales et leur connaissance très pointue de la destination. Elles sélectionnent les meilleurs lieux d’intérêts, les incontournables, mais aussi des lieux qui valent vraiment le détour.

Afin d’augmenter le confort du voyage, nous privilégions des étapes avec plus de nuitées consécutives au même endroit. Ainsi nos voyageurs évitent, dans la mesure du possible, d’incessants déménagements de leurs bagages et disposent de plus de temps pour visiter des endroits hors des sentiers battus. Ils sont là pour profiter de leurs vacances dans une atmosphère détendue et conviviale.

Chez TCS voyages, nous concevons nos circuits comme nous le ferions pour des amis ou pour nous-mêmes ; c’est pourquoi nous mettons le plus grand soin dans la conception de nos programmes d’activités. Pour ce point également, la collaboration avec un partenaire local de confiance est au cœur du projet. Ceci passe par une sélection rigoureuse des activités disponibles et une vérification méthodique des durées de visites idéales, ainsi que des temps de trajet. Notre but étant de proposer un temps de visite optimal est des trajets équilibrés, le savoir-faire de notre équipe est primordial.

Le choix des hébergements pour un groupe

Pour les hébergements, notre exigence est la même que pour les autres composantes du voyage. Notre charte de qualité nous conduit à choisir des hôtels triés sur le volet. L’agence locale, avec qui nous collaborons, fera une première sélection que notre équipe examinera à la loupe, avant de valider ceux qui conviendront le mieux à nos clients.

Là encore, la relation étroite avec nos clients nous permet d’être au fait de leurs attentes.

La touche TCS dans l’organisation d’un voyage en groupe

Depuis le début, nous avons pris le parti de créer nos voyages en pensant avant tout au client et dans un esprit « club » TCS. Ceci se traduit par un accompagnement permanent du client, avant même le départ.

Par exemple, les clients reçoivent une fiche à remplir pour nous faire part d’éventuelles allergies, de restrictions alimentaires ou même des médicaments à prendre. Ainsi, au restaurant, les personnes concernées par une restriction alimentaire recevront un repas adapté, sans s’en soucier. Pour les destinations qui requièrent un visa, nous nous occupons de toutes les formalités d’entrée.

Comme l’humain est au cœur de notre vision du voyage en groupe, un accompagnateur TCS Voyages est présent dès le départ de la Suisse ; ceci fait toute la différence. Il est disponible pour répondre aux questions, guider, fédérer et s’investit pour faciliter chaque étape. Autrement dit, voyager avec nous, c’est voyager sereinement et dans la bonne humeur.

La qualité suisse dans l’organisation d’un voyage en groupe à l’étranger

La qualité suisse est une composante importante du choix de TCS Voyages pour l’organisation des vacances. Nous sommes une marque reconnue, qui accompagne les Suisses dans leurs déplacements depuis plus de 120 ans. Avec les récentes faillites massives de grands prestataires dans le secteur du tourisme, confier son voyage et donc son budget vacances à une entreprise emblématique du paysage helvétique est un gage de tranquillité.

La qualité suisse se retrouve également dans le grand soin porté aux très nombreux détails du voyage, mais aussi dans la connaissance pointue des attentes des voyageurs suisses, qu’ils soient Romands ou Alémaniques.

Combien de temps faut-il pour préparer un voyage en groupe ?

La création du voyage depuis le choix de la destination jusqu’à sa réalisation va de 6 à 18 mois. Cela peut paraître long, mais c’est le temps nécessaire pour mettre en place tous les éléments que nous venons d’évoquer et qui assurent un voyage de haute qualité clé en main. Sans oublier le plaisir ressenti à préparer ces voyages par une équipe passionnée et réellement tournée vers le bien-être du client.

Naturellement, avec de telles exigences, le processus d’organisation d’un voyage de groupe prend du temps.

Une fois le voyage proposé sur notre site internet, les choses ne s’arrêtent pas là. Régulièrement, l’un de nos spécialistes teste le circuit. Ainsi, l’itinéraire est une nouvelle fois examiné, mais sur terrain cette fois. Cerise sur le gâteau, ceci permet également parfois de retrouver des clients fidèles, ce qu’ils apprécient beaucoup et nous aussi !

En résumé, nous élaborons le programme en pensant à nos clients avant tout. Nous recherchons donc des partenariats avec des spécialistes résidant sur place, au bénéfice d’excellentes connaissances du pays ou de la région. Mais ce n’est pas tout, pour nous l’aspect humain tient une place primordiale c’est pourquoi nous ne travaillons qu’avec des partenaires avec qui nous avons un excellent « feeling ». Avec une équipe expérimentée comme la nôtre, cette expertise pour choisir les partenaires est un atout indéniable.